10 Maneras sencillas de ahorrar costes de impresión

Puede que no lo sepas, pero hay una manera de ahorrar costes de impresión dentro de tu negocio. La impresión es una parte esencial, pero puede ser una pérdida oculta de ganancias si no está debidamente regulada.

Según encuestas realizadas a pequeñas empresas estas califican el coste de impresión como su mayor dolor de cabeza. Encontrar soluciones que reduzcan estos costes continuos es esencial para un resultado final favorable,  afortunadamente, hay pasos sencillos que puedes emplear para ayudar a ahorrar en estos costes.

Es fácil dar por sentadas nuestras impresoras cuando se imprimen documentos, tanto en casa como en el trabajo. No mucha gente piensa en el coste de la tinta y el papel que se está usando. Tu impresora podría terminar costando mucho más dinero de lo que piensas, y de manera innecesaria.

10 maneras en las que puedes ahorrar costes de impresión

Con sólo hacer algunos ajustes sencillos en tus métodos de impresión, puedes imprimir más y gastar menos, sigue estos sencillos pasos:

1- Evita las reparaciones de la impresora imprimiendo una página semanalmente

Muchas impresoras de inyección de tinta necesitan reparación cuando las boquillas de tinta se obstruyen por la tinta seca. Imprimir al menos una o dos páginas cada semana evitarás que esto ocurra. No tiene que ser un documento de 30 páginas, sino algo pequeño con un poco de color para que la tinta siga fluyendo.

Una buena página para imprimir es la página principal de Google; no utiliza mucha tinta pero tiene todos los colores.

2- El coste de tu impresora

¿Qué tipo de impresora es la más rentable, láser o de inyección de tinta? Bueno, los cartuchos de tinta cuestan menos que el tóner láser, pero las impresoras de inyección de tinta se agotan más rápido.

Las impresoras de inyección tienen un coste inicial mucho menor que las impresoras a láser. Este es el tipo de cosas que debe tener en cuenta al comprar una impresora.

3- Vista previa antes de imprimir

Uno de los mayores desperdicios de tinta y papel de impresión es la impresión de páginas web o partes de documentos innecesarios de las que puedes prescindir. En lugar de imprimir directamente, simplemente selecciona vista previa de impresión y comprueba exactamente qué páginas estás imprimiendo y si realmente las necesita o no.

Sólo toma unos segundos, pero podrías ahorrar dinero en papel y cartuchos de tinta. La mentalidad de pensar antes de imprimir anima a la gente a corregir antes de imprimir, para evitar costosas reimpresiones debido a errores.

Otro truco es seleccionar el modo de borrador como modo de impresión predeterminado, tu dispositivo imprimirá los documentos sin tener en cuenta la calidad de impresión. De esta manera, la impresión consume una fracción de la tinta y el tóner en comparación con otras configuraciones de mayor calidad.

4- Deja de encender y apagar la impresora

Algunas impresoras utilizan más tinta cuando se preparan para imprimir después de haber estado apagadas durante un largo periodo de tiempo, así que ponlas en modo de espera cuando no estén en uso, y debería ahorrar tinta a largo plazo. Esta es otra manera de ahorrar costes de impresión.

5- Imprime menos páginas

Algunas impresoras vienen con impresión dúplex, que le permite imprimir documentos en ambas caras del papel. ¿Por qué no ir más allá y reducir los márgenes de la página y/o el doble espacio entre líneas para que pueda caber más en una sola página?

También puedes reducir el tamaño de la fuente, ya que utiliza mucha menos tinta y papel. Evita usar encabezados grandes y también las funciones de negrita o subrayado.

También vale la pena señalar que algunas fuentes se queman con más tinta que otras. Cambiar las fuentes de Arial Black a Calibri puede ahorrar costes de impresión.

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6- Utiliza papel de mayor calidad

El papel barato es más propenso a atascar una impresora, que no sólo desperdicia papel sino que también utiliza más tinta. Al utilizar papel de impresión de mayor calidad, es probable que obtengas mejores resultados.

Puede que cueste más por adelantado, pero obtendrás impresiones de la mejor calidad la primera vez sin necesidad de reimprimir las páginas, por lo que ahorrarás dinero a largo plazo.

7- Compra cartuchos de tinta compatibles

La compra de cartuchos de tinta originales puede reducir el riesgo de fugas de tinta, la mala calidad de impresión y los cartuchos de corta duración. Dicho esto, los cartuchos de tinta compatibles ofrecen una calidad comparable a la de los cartuchos originales de la marca, pero a una fracción del precio.

También hay cartuchos reciclados con los que puedes ahorrar aún más.

8- Piensa en lo que realmente necesitas cuando compres una impresora nueva

Hay una gran cantidad de impresoras disponibles con una gran cantidad de funciones como escaneo, copia, correo electrónico, fax, Wi-Fi e impresión inalámbrica para teléfonos inteligentes.

Pero no te dejes seducir por características que no necesitas. Haz una lista de las características que realmente necesitas y compara precios.

Si sólo vas a imprimir documentos de texto, no necesitas necesariamente una impresora fotográfica de alta calidad. Del mismo modo, si imprimes fotos con frecuencia, no querrás una impresora diseñada específicamente para documentos de texto y trabajo de oficina.

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9- No imprimas a granel

Si necesitas imprimir mucho y con regularidad, puedes invertir en una impresora más cara y aceptar que los costes de impresión serán mayores. Algunos costes son inevitables, como la impresión de fotos de alta calidad.

Para obtener los mejores resultados, es recomendable utilizar papel fotográfico y tinta de buena calidad, que para la impresión masiva de fotos puede resultar costoso. ¿O por qué no considerar la posibilidad de utilizar un servicio de impresión fotográfica?

La mayoría de los supermercados tienen disponible la impresión de fotos digitales, así como una gran cantidad de soluciones de impresión en línea asequibles.

10- Vuelve a visitar a los proveedores

Podrías estar gastando demasiado sin saberlo, así que vale la pena buscar nuevos proveedores para tu papelería. El mercado es muy competitivo en este momento porque todas las empresas quieren ahorrar dinero. Es importante investigar y comparar precios; no cambies de proveedor a la ligera, lo que parece un producto de oferta podría no ser lo que parece.

A veces puedes pagar un poco más por adelantado para ahorrarse un dolor de cabeza y un costo extra más tarde. Como te mencione anteriormente, el papel no es sólo papel. La calidad es importante.

Con la implementación de estas pocas y sencillas ideas, es posible lograr ahorros significativos en tus costos generales de impresión.

También es importante señalar que el poder de los empleados es una fuerza fuerte en la reducción de costos. Si el ahorro de costes de impresión está en el radar de su empleado, se dará cuenta de ello la próxima vez que necesite imprimir un documento.

Los empleadores a menudo pueden subestimar los recursos de imaginación, perspicacia y opinión de sus empleados. Por lo tanto, uno de los mejores retornos de las inversiones para las empresas es probablemente la educación del personal.